英語の電話対応で緊張する…そんな経験はありませんか？
実は多くの人が、対面の会話よりも電話の方が難しく感じるんです。
私は、留学先のアメリカで大学の事務局に電話したり、電話会社に電話することがあり、とても緊張したのを覚えています。
今日は、英語での電話対応の際に緊張せずに話すためのコツをお伝えします。
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このコツを知っておけば、もう不安になることはありません。
電話を受ける時もかける時も、どちらの場合でも使えるフレーズや心構えをシェアしますので、ぜひ最後までご覧ください。
英語での電話が苦手な理由
まず、なぜ英語の電話で緊張してしまうのか。
大きな理由は2つあります。
①表情が見えない
対面だと相手の表情や身振り手振りを見ることで、話の意味や雰囲気を補足できるんですが、電話だとそれができません。
相手の反応がわからないと、不安になりやすいです。
②スピードや発音が気になる
また、英語では特に早口や発音に慣れていないと、聞き取れなかったり、自分がどう言えばいいのか戸惑うことがあります。
これが緊張の原因です。
英語での電話応対のコツ
では、どうやってこの緊張を和らげながら、しっかり対応できるか、そのコツをいくつか紹介します。
①事前に使うフレーズを準備する
まず最も大切なのは、事前に使うフレーズを準備することです。
よく使う表現や状況に応じたフレーズを用意しておけば、焦らずに対応できます。
例えば、こんなフレーズが役立ちます。
・電話を取るとき
突然外国人から英語でかかってくることがあります。
"Hello"とか"Hi"と言ってきます。
そしたらこちらも瞬時に英語に切り替えます。
"Hello"とか"Hi"とオウム返しして、英語に切り替える準備をしましょう。
相手が名前を名乗ります。
This is David Smith from XYZ Company.
May I speak to Mr.Tanaka please.
そしたら自分は、
Sure.
Please hold on a sec.
少々お待ちください。
hold on 待つ
a sec = a second 少々
と対応しましょう。
その時に相手の名前のスペルが分からないことがあります。
How do you spell your name？
と言って、確認しましょう。
不在の場合は、
Sorry, he isn't here right now.
right nowは「ただ今」というフレーズで便利です。
・電話をかけるとき
事前に英文を準備しておきましょう。
例えば、
Hello, this is Miku Tanaka from ABC Inc.
May I speak to Mr.Smith, please?
こうした準備があると、いざという時スムーズに使えます。
②重要な情報をメモする
次に大切なのは、メモを取ることです。
電話の内容を聞きながら、重要な単語やフレーズをメモしておきましょう。
例えば、相手の名前、会社名、電話番号、伝言内容などメモを取ると安心です。
役立つフレーズとしては、
May I have ～？
May I have your name, please?
May I have your company name, please?
May I have your phone number, please?
May I take a message?
③確認する癖をつける
相手の言っていることがわからなかったり、聞き間違えたと思ったら、遠慮なく確認しましょう。
Could you repeat that, please?
念のために確認したい時、復唱する時には "just to confirm" 「確認させてください」です。
Just to confirm, your name is Mr. David Smith?
確認させてください。お名前はディビッドスミスさんでよろしいですか？
といったフレーズを使って、相手の言ったことを復唱して再確認できます。
④ゆっくり話す
あなたがゆっくりと話すことで相手に伝わりやすくなりますし、自分も落ち着きます。
相手も、あなたのペースに合わせて話してくれるかもしれません。
⑤リスニングの強化
リスニング力を上げることも大事です。
日頃から英語を聞くことで、英語のリズムや発音に慣れておきましょう。
以前の動画でEnglish Centralというリスイングアプリを紹介しましたが、リスニング教材としてお勧めです。
英語を聞く習慣ができると、電話でのリスニングにも自信がつきます。
3 電話で相手の言うことが理解できなかった場合の対応
緊張を和らげるためには、理解できなかった時の対応もあらかじめ準備しておくことが大切です。
①聞き返す
分からなかった時には、遠慮せず聞き返しましょう。
I'm sorry, could you say that again?
Could you speak more slowly, please?
といったフレーズを使って、相手にもう一度言ってもらいましょう。
②キーワードを聞く
全体が分からなくても、キーワードに集中して聞くと良いです。
例えば、日付や時間、場所、名前など、重要な部分だけでも理解できれば、全体がわからなくても会話の要点はつかめます。
また、それらの単語、when, where, what, who, why, howの5W1Hはパッと言えるようにしておきましょう。
③折り返し電話をする旨を伝える
どうしても理解できなかった場合は、相手に折り返し電話をする旨を伝えて、時間をもらうことも一つの手です。
Let me get back to you shortly.
などと伝えて、折り返し電話するのもよいでしょう。
必要であれば、電話番号を確認しましょう。
May I have your phone number, please?
まとめ
いかがでしたか？
今日紹介した方法を使えば、英語での電話対応でも緊張を和らげ、スムーズに会話ができるはずです。
重要なのは、
・事前準備
・落ち着くこと
・聞き返すこと
です。
最初は緊張するかもしれませんが、練習を重ねることで自信がついてきます！
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